1Jakie dane przetwarzamy?

Przetwarzamy dane, które podajesz nam podczas zakupów i kontaktu, oraz informacje niezbędne do bezpiecznego działania sklepu. Zakres zależy od funkcji, z której korzystasz.

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy, adres do faktury, a przy zakupach firmowych również nazwa firmy i NIP.
• Informacje o zamówieniach: produkty, cena, koszt dostawy, metoda płatności, status realizacji, identyfikatory zamówień i transakcji oraz informacje o płatności (np. potwierdzenie lub status jej wykonania).
• Dane konta klienta: informacje profilu, adresy, historia zamówień, identyfikator konta; hasła do lokalnego konta nie zapisujemy w postaci jawnego tekstu.
• Dane logowania społecznościowego: identyfikator użytkownika u dostawcy logowania oraz dane profilu udostępnione przez Google lub Facebook w granicach uprawnień danej integracji, np. imię, nazwisko lub adres e-mail.
• Dane zgłoszeń i wiadomości: treść zapytań, reklamacji, odstąpień od umowy oraz związanej z nimi korespondencji.
• Dane techniczne: adres IP, data i czas połączenia, informacje o przeglądarce i urządzeniu, identyfikatory sesji, logi błędów oraz informacje zapisywane przy użyciu cookies i podobnych technologii.

Nie prosimy o przesyłanie haseł do bankowości, pełnych danych kart płatniczych ani kodów CVV/CVC w wiadomościach i formularzach sklepu.

2Cele przetwarzania i podstawy prawne

Dane przetwarzamy jedynie w celach związanych z funkcjonowaniem sklepu, zgodnie z poniższymi podstawami:

Podanie danych potrzebnych do realizacji zamówienia jest konieczne do jego obsługi. Konto klienta jest opcjonalne — zakupy są możliwe bez rejestracji. Dane podawane w formularzach są dobrowolne, ale bez adresu do odpowiedzi lub informacji o sprawie możemy nie móc jej rozpatrzyć.

3Konta, zamówienia, zwroty i reklamacje

Zakupy bez zakładania konta

Możesz złożyć zamówienie jako gość. Wykorzystujemy wówczas dane potrzebne do potwierdzenia zakupu, rozliczenia, dostawy oraz ewentualnego zwrotu lub reklamacji.

Konto klienta

Rejestracja umożliwia m.in. podgląd historii zamówień i zarządzanie danymi. Do obsługi konta możemy wysyłać e-maile dotyczące jego utworzenia, weryfikacji lub resetowania hasła. Klient może zwrócić się o zamknięcie konta; nie oznacza to automatycznego usunięcia dokumentacji, którą musimy zachować zgodnie z prawem.

Zwroty i reklamacje

W celu obsługi zgłoszenia wykorzystujemy m.in. dane kontaktowe, numer zamówienia, informacje o produkcie, opis sprawy oraz korespondencję. Zgłoszenia można przesłać bez logowania, np. na vikastarfirma@gmail.com. Dostępne są także formularz odstąpienia oraz informacje o zwrotach i reklamacjach.

4Płatności internetowe – ING Pay

Do obsługi płatności internetowych w VIKASTAR wykorzystujemy bramkę ING Pay (dawniej imoje), obsługiwaną przez ING Bank Śląski S.A.. Zależnie od aktywnych metod i wyboru klienta mogą być udostępniane m.in. płatności BLIK, kartą i szybkim przelewem.

W celu zainicjowania, potwierdzenia, rozliczenia albo zwrotu płatności system sklepu i operator płatności mogą wymieniać dane potrzebne do obsługi transakcji, np. identyfikator i kwotę zamówienia, walutę, numer transakcji, status płatności oraz dane kontaktowe płatnika w zakresie wymaganym dla danej metody. Zakres danych zależy od sposobu zapłaty i konfiguracji integracji.

Podczas realizacji płatności możesz zostać przekierowany do bezpiecznego środowiska operatora, banku lub innego dostawcy danej metody. Pełnych numerów kart płatniczych i kodów CVV/CVC nie zbieramy za pomocą formularzy VIKASTAR. Bank lub dostawca wybranej metody płatności może przetwarzać dane jako odrębny administrator w ramach własnych obowiązków i świadczonych usług.

Informacje o sposobach zapłaty dostępnych dla konkretnego zamówienia prezentujemy przed jego złożeniem. Jeżeli korzystasz z przelewu tradycyjnego lub płatności za pobraniem, odpowiednie dane są przetwarzane w zakresie niezbędnym do rozliczenia wybranej metody.

5Dostawy, usługodawcy i odbiorcy danych

Podczas realizacji zakupów możemy udostępniać dane podmiotom świadczącym usługi na rzecz sklepu lub działającym jako odrębni administratorzy. Każdorazowo ograniczamy ich zakres do tego, co jest potrzebne dla określonej czynności.

• ING Bank Śląski S.A. (ING Pay) i — zależnie od wybranej metody — inne podmioty uczestniczące w obsłudze transakcji: do realizacji, potwierdzenia lub zwrotu płatności.
• InPost oraz inni przewoźnicy udostępnieni i wybrani w kasie (np. DPD, DHL, ORLEN Paczka): w szczególności dane odbiorcy, adres lub punkt odbioru, e-mail, numer telefonu i informacje niezbędne do doręczenia.
• OVHcloud: usługi hostingu, przechowywania danych i obsługi infrastruktury strony.
• Google: w związku z przesyłaniem wiadomości przez Gmail API oraz — w przypadku wybrania takiej opcji — logowaniem przez Google.
• Meta Platforms / Facebook: w przypadku dobrowolnego wyboru logowania przez Facebook.
• Biura rachunkowe, dostawcy wsparcia informatycznego i prawnicy: jeśli jest to potrzebne do prowadzenia firmy, utrzymania sklepu lub obsługi spraw prawnych.
• Organy uprawnione: gdy udostępnienie danych jest wymagane prawem.

Sam fakt, że sklep działa na WordPress i WooCommerce, nie oznacza przekazywania wszystkich danych kupujących twórcom tego oprogramowania. Przekazywanie danych zależy od rzeczywiście włączonych usług i integracji.

Przekazywanie danych poza EOG

Przy korzystaniu z usług międzynarodowych dostawców (np. Google lub Meta) może dochodzić do przetwarzania danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich sytuacjach stosuje się wymagane prawem podstawy i zabezpieczenia, odpowiednio do usługi i odbiorcy, np. decyzję o adekwatnym poziomie ochrony lub standardowe klauzule umowne. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z nami; szczegóły udostępniają również właściwi dostawcy.

6Logowanie przez Google i Facebook

Na stronie VIKASTAR dostępna jest możliwość dobrowolnego logowania lub utworzenia konta za pomocą Google albo Facebook, obsługiwana przez integrację Nextend Social Login. Nie musisz z niej korzystać — możesz wybrać zwykłe konto sklepu lub zakupy bez rejestracji.

Po wybraniu logowania zewnętrzny dostawca przeprowadza uwierzytelnienie, a sklep może otrzymać podstawowe dane profilu niezbędne do powiązania konta, w zależności od przyznanych uprawnień: identyfikator profilu, imię i nazwisko, adres e-mail, a czasami zdjęcie profilowe. Zakres faktycznie udostępnionych informacji jest zależny od ustawień dostawcy i użytkownika.

Nie otrzymujemy hasła do Twojego konta Google ani Facebook. Usługa logowania może stosować własne technologie sesyjne oraz przetwarzać dane w sposób opisany przez dostawcę. Polityki tych usług są dostępne pod adresami: Google oraz Meta.

Żądanie usunięcia powiązania lub danych konta sklepu możesz wysłać na adres vikastarfirma@gmail.com albo skorzystać z informacji na stronie Usuwanie danych osobowych. Usunięcie danych w VIKASTAR nie usuwa konta Google ani Facebook i nie zwalnia nas z ustawowych obowiązków archiwizacji danych transakcyjnych.

7Wiadomości e-mail – Gmail API i WP Mail SMTP

Do wysyłania e-maili związanych z zakupami i obsługą klientów wykorzystujemy wtyczkę WP Mail SMTP połączoną ze skrzynką vikastarfirma@gmail.com za pośrednictwem Gmail API i mechanizmu autoryzacji Google OAuth.

Może to obejmować potwierdzenia zamówień, wiadomości o stanie realizacji, rejestrację konta i ustawianie hasła, a także odpowiedzi na zgłoszenia i pytania. W tym celu Google może przetwarzać adresy nadawcy i odbiorcy, temat, treść wiadomości oraz informacje techniczne konieczne do dostarczenia korespondencji.

Aplikacja skonfigurowana do wysyłki poczty służy autoryzacji firmowego konta nadawcy. Nie oznacza to dostępu do prywatnych skrzynek Gmail kupujących. To odrębna funkcja od logowania klientów przy użyciu Google.

Dostęp do danych uzyskanych przez Google API wykorzystujemy do obsługi opisanej komunikacji i funkcji sklepu zgodnie z przyznanymi uprawnieniami. Nie wykorzystujemy treści korespondencji do kierowania reklam ani nie sprzedajemy danych. W tym zakresie stosujemy zasady Google API Services User Data Policy, w tym wymagania Limited Use.

Dodatkowe informacje znajdziesz w polityce prywatności Google.

8Jak długo przechowujemy dane?

• Dokumentacja zamówień, faktury i inne rozliczenia: przez okres wynikający z przepisów podatkowych, rachunkowych i dotyczących przedawnienia zobowiązań.
• Konto klienta: przez czas jego prowadzenia, a po zamknięciu w niezbędnym zakresie wynikającym z obowiązków prawnych lub możliwości dochodzenia i obrony roszczeń.
• Informacje o płatności: tak długo, jak wymagają tego rozliczenie transakcji, obsługa zwrotów, obowiązki księgowe oraz ewentualne roszczenia; operator płatności określa własne okresy retencji w swoich dokumentach.
• Reklamacje i zwroty: do zakończenia sprawy oraz przez okres związany z obowiązkami prawnymi lub możliwością dochodzenia i obrony roszczeń.
• Korespondencja: przez okres niezbędny do odpowiedzi i obsługi sprawy, a w uzasadnionych przypadkach do przedawnienia związanych z nią roszczeń.
• Dane techniczne i cookies: przez okres zależny od celu, konfiguracji i czasu działania danej technologii, opisany niżej.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody: do jej wycofania lub osiągnięcia celu przetwarzania, chyba że istnieje odrębna zgodna z prawem podstawa dalszego przechowywania.

Nie przechowujemy informacji dłużej, niż jest to konieczne do wskazanych celów.

9Twoje prawa związane z danymi

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania lub uzupełnienia danych,
• usunięcia danych, gdy spełnione są przesłanki prawne,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych — w ustawowo przewidzianych sytuacjach,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

Wnioski możesz przesyłać na vikastarfirma@gmail.com. Odpowiadamy zgodnie z terminami określonymi w RODO, co do zasady nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku. Jeśli istnieją uzasadnione wątpliwości co do tożsamości wnioskodawcy, możemy poprosić o niezbędne informacje weryfikacyjne.

W ramach funkcji sklepu nie podejmujemy wobec klientów decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie, o którym mowa w art. 22 RODO. Nie wyklucza to niezależnych procedur i obowiązków instytucji obsługujących wybrane metody płatności, opisanych w ich dokumentach.

10Pliki cookies i podobne technologie

Pliki cookies i podobne identyfikatory pozwalają stronie zapamiętać określone informacje o sesji. VIKASTAR wykorzystuje mechanizmy techniczne WordPress i WooCommerce, między innymi do obsługi koszyka i logowania. Informacje o sposobie korzystania z cookies są przekazywane zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.

Cookies niezbędne

Cookies potrzebne do technicznego wykonania usługi żądanej przez użytkownika, np. zachowania koszyka lub utrzymania sesji, mogą być stosowane bez odrębnej zgody w granicach przewidzianych przepisami. Przykłady standardowych mechanizmów WooCommerce i WordPress:

Tabela przedstawia przykładowe, standardowe cookies systemów sklepowych. Występowanie poszczególnych plików i ich rzeczywisty czas zależą od konfiguracji i funkcji, z których korzystasz.

Logowanie społecznościowe i płatności

Podczas korzystania z logowania przez Google lub Facebook albo z płatności ING Pay użytkownik może wejść w interakcję z infrastrukturą zewnętrznego dostawcy. Ten dostawca może stosować własne cookies lub inne technologie zgodnie ze swoimi zasadami. Zakres zależy od wybranej funkcji i sposobu jej wdrożenia.

Cookies analityczne i marketingowe

Jeśli na stronie są używane cookies analityczne, reklamowe lub inne technologie opcjonalne wymagające zgody, powinny być uruchamiane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody. Odmowa nie może być traktowana jako zgoda. Sama obecność tej polityki nie oznacza, że każde narzędzie analityczne lub reklamowe jest aktywne.

Jak kontrolować pliki cookies?

Możesz zarządzać cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki. Jeśli sklep udostępnia panel zarządzania zgodami, za jego pomocą można także odmówić zgody na opcjonalne technologie lub ją wycofać. Zablokowanie niezbędnych cookies może uniemożliwić działanie koszyka albo logowanie. Wymagane prawem mechanizmy uzyskiwania i wycofywania zgód muszą być zapewnione technicznie — sam ten dokument ich nie zastępuje.

11Bezpieczeństwo informacji

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka przetwarzania danych, w szczególności połączenie HTTPS, uwierzytelnianie i ograniczenie dostępu do panelu sklepu oraz usług pocztowych. Dostęp do informacji o zamówieniach otrzymują tylko osoby i usługodawcy, dla których jest to niezbędne do wykonania ich obowiązków.

Nie prosimy o podawanie pełnych danych kart ani haseł do bankowości w korespondencji e-mail lub formularzach sklepu. W przypadku podejrzenia naruszenia ochrony danych podejmujemy działania wynikające z RODO i innych właściwych przepisów.

12Aktualizacje polityki i kontakt

Polityka może być aktualizowana w szczególności z uwagi na zmiany prawa, zasad działania sklepu, usług płatności, logowania, dostaw lub innych integracji. Aktualna wersja dokumentu będzie publikowana na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji.

W sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych napisz na vikastarfirma@gmail.com z tematem „Dane osobowe”. Zobacz również informacje o usuwaniu danych.